Akt notarialny – kiedy jest potrzebny?

Akt notarialny jest dokumentem urzędowym potwierdzającym dokonanie określonej czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego wymienia ustawa. Inne z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Uwarunkowania w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Nie trzymanie się ustaleń zawartych w akcie w sytuacji, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje bezskutecznością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić? 

Akt notarialny – co to jest i kto może go przygotować? 

Akt notarialny jest oficjalnym dokumentem, którego postać jest szczegółowo sprecyzowana przez polskie przepisy. Zaświadcza on dokonania określonych czynności. Może to być kupno nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne powinny być poświadczone u notariusza, inne z kolei mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że strony mają taką wolę. Kto może przygotować taki akt? Zdecydowanie najczęściej akt notarialny sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich dużych miastach jak Wrocław, Łódź czy Szczecin, ale także mniejszych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W pewnych przypadkach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, bądź aplikant notarialny. Okazjonalnie z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul. 

Z jakich części składa się akt notarialny

To, jak powinien wyglądać akt notarialny oraz jak go przetrzymywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Ponadto powinien on zawierać następujące elementy:

• data – dokładna data napisania dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron umieszcza się także godzinę podpisania aktu,
• miejsce – miejscowość, gdzie sporządzono akt,
• dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
• dane stron podpisujących akt notarialny – dokument musi posiadać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
• oświadczenia stron – czyli zasadnicza treść aktu notarialnego, z zaznaczeniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty pokazane przy akcie,
• szczególne okoliczności – na wniosek stron w akcie można umieścić wyjątkowe okoliczności, jakie miały miejsce przy sporządzaniu dokumentu,
• potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został odczytany i podpisany w obecności obydwu stron,
• podpisy – niewątpliwie tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, a także notariusza.

Jakie okoliczności wymagają podpisania aktu notarialnego? 

Czynności zawarte w polskim prawie, które koniecznie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
2. umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
4. umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
5. umowa spółki partnerskiej,
6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
7. umowa spółki komandytowej,
8. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Inne czynności także mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależne jest to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak odbywa się podpisanie umowy przy pomocy aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za przejrzyste i czytelne napisanie aktu. Istotnym momentem przypieczętowania umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności obu stron umowy. Aby akt nabył moc prawną notariusz musi się upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść aktu. Jeżeli jest taka wola stron, notariusz odczytuje także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas dokument nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz ma obowiązek przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależy to od od adresu kancelarii, w której był sporządzony akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.

Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Generalnie koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.